Objednávky Faktury Smlouvy

Celofiremní oběh dokumentů díky podnikovému informačnímu systému

Co, kdo, kde, kdy, u koho objednal? Mějte okamžitý přehled!
Jaké faktury byly doručeny do Vaší firmy? Ověřte si během pár vteřin!
Text znění konkrétní smlouvy? Budete mít dříve, než byste o něj někoho požádali.

A to vše včetně pravidel a důvěrnosti, jejichž přísnost Vám na míru přizpůsobíme a implementujeme.

Na základě zkušeností nabízíme i implementaci nákupního procesu s využitím vlastní metodiky a všech výhod, jaké naše řešení podnikového informačního systému Objednávky Faktury Smlouvy nabízí. Doporučíme vhodné schvalovací postupy, úpravy směrnic, atd.

Snadné, rychlé, praxí ověřené

Personalizovaný přístup umožňuje uživatelům zadávat a schvalovat objednávky či faktury s přesným vymezení agendy, která spadá do jejich kompetence. Podle potřeb tedy přesně zužuje nebo umožňuje šíři dostupných informací. Zadávání (např. nová objednávka, faktura, smlouva) je velmi snadné a rychlé. Samozřejmostí jsou tiskové výstupy v jednotné grafické úpravě, včetně loga firmy. Firemní informační systém kapacitně počítá se zadáváním objednávek, faktur a smluv z mnoha míst najednou.

Výhody elektronických objednávek, faktur, smluv a dokumentů

Originální dokument (objednávka, faktura, smlouva) nemusí putovat firmou. V našem systému koluje jeho naskenovaná elektronická podoba. Eliminují se tak hledání, ztráty a poškození dokumentů, odpadají průtahy v předávání.

Řízení nákupní politiky (purchasing, procurement) - Finanční výdaje pod kontrolou, schvalování

Díky propracovanému schvalovacímu procesu jste tím, kdo řídí nákupní politiku (možnosti schvalování objednávek i faktur podle finančních limitů, oddělení, druhových nákladů, dodavatelů, a další).

• Výběrové řízení, veřejná soutěž, nákupní směrnice.
• Seznam ověřených a schválených dodavatelů.

Smlouvy

Evidence smluv je dostupná i jako samostatný modul. Přehled smluv (košilky smluv) máte okamžitě dostupný, důvěrný přístup ke znění smlouvy můžete přidělit pouze vybraným pracovníkům. Dokument smlouvy je přiložen v naskenované podobě, není tedy nutné jej pokaždé vyhledávat ve fyzickém archívu smluv. Jako u modulů objednávek a faktur máte k dispozici přehled všech smluv a nástroje pro vyhledávání, filtrování a sortování podle různých kritérií, i fulltext. Při používání modulu evidence smluv pak můžete k faktuře párovat právě tu smlouvu, na základě které je platba prováděna. Smlouvy je možné členit podle druhů (např. pojištění, leasing, nájem, atd.). Smlouva je identifikována vaším číslem nebo může sám systém generovat číslování smluv a to včetně dodatků.

K dispozici jsou mimo jiné tyto náležitosti:

• umístění ve fyzickém archívu smluv (např. číslo skříně/regálu/šanonu),
• specifikace smluvní strany,
• platnost od-do,
• datum podpisu,
• frekvence platby (ročně, měsíčně, jednorázově, apod.),
• kdo má ke smlouvě přístup (důvěrný přístup),
• možnost exportu seznamu smluv,
• a další.

Další užitečné vlastnosti systému Objednávky Faktury Smlouvy

• Vazby objednávek a faktur na nákladová střediska, produkty nebo projekty.
• Možnost párování objednávek s fakturami, smlouvami.
• Export dat např. do Excelu k dalšímu zpracování.
• Uživatelské role, personalizovaný přístup k datům.
• Rychlé fulltextové vyhledávání, rychlá kontrola.
• Možnost kontrol proti duplicitám v záznamech.

Přínosy firemního infomačního systému Objednávky Faktury Smlouvy

• Dodáme ověřené know-how i softwarový nástroj.
• Návratnost investice během 2 až 6 měsíců!
• Získáte měřitelná kritéria pro vyjednávání s dodavateli.
• Doporučíme Vám nejvhodnější nastavení systému.
• Informační systém přizpůsobíme přesně Vašim podmínkám.
• Provádíme zavedení do firmy, zaškolení pro používání informačního systému.
• Standardně poskytujeme roční záruku a následnou podporu.
• Prostřednictvím intranetu můžete na systém napojit pobočky jiných zemích! (např. Česko a Slovensko z jednoho serveru).

Technologické zpracování

Aplikace běží v internetovém prohlížeči – tzn. to jediné a postačující pro uživatele. Aplikace se instaluje na firemní server a je tak dostupná na firemním intranetu. Nároky na hardware a administraci jsou sníženy na minimum.

• Varianta asp, .NET , MS SQL Server
• Varianta Java, Oracle
• Individuální přizpůsobení a řešení na míru

Manažerské výstupy informačního systému

• Přehledy výdajů, objednávek, faktur a smluv na dodavatele.
• Přehledy výdajů, objednávek, faktur a smluv na oddělení, na pracovníky.
• Přehledy na produkty, projekty, nákladová střediska.
• Kontroly vůči limitům rozpočtu např. produktů, oddělení.
• Přehledy sum objednaných, fakturovaných částek.
• Přehledy sum dosud nevyfakturovaných částek.
• Meziroční srovnání.