Expense Account

Uživatelsky nejpohodlnější způsob pro vyúčtování výdajů a cest pracovníků

Vykazování finančních výdajů pracovníků

Uživatelsky nejpohodlnější způsob pro vyúčtování uskutečněných výdajů pracovníky. Stačí pouze vepsat údaje z obdržených dokladů a účtenek. Veškeré kalkulace (DPH, výsledné součty, odpočty záloh a soukromých výdajů) provede program sám. Uživatel jen tiskne výsledek ve formě přehledného reportu – co mu má být proplaceno. Vyúčtování zároveň v elektronické podobě odesílá ke schválení nadřízenému, resp. účtárně. Jedna aplikace Vám tedy pokryje agendy:

  • Cestovní příkazy
  • Tuzemské pracovní cesty, výpočet cestovních náhrad
  • Zahraniční pracovní cesty, výpočet cestovních náhrad
  • Vyúčtování výdajů tuzemských a zahraničních
  • Kniha jízd, vyúčtování provozu vozidla

Cestovní příkazy, Tuzemské a Zahraniční pracovní cesty

Modul pro vykazování a vyúčtování tuzemských a zahraničních cest (zálohy, cestovní náhrady, výdaje). Největším přínosem jsou samozřejmě automatické výpočty cestovních náhrad (stravné, kapesné) dle platných zákonů. Výstupem je kompletní sestava výdajů spojených s jednou cestou. Součástí aplikace je tedy vystavení cestovního příkazu, jeho elektronické schválení nadřízeným včetně výše zálohy. Pracovník pak může k danému cestovnímu příkazu připojit i další výdaje během pracovní cesty, vratku, atd. Pro náročné klienty zapracujeme nadstandarní požadavky typu schvalovacího kolečka, finančních limitů, export do účetního systému, tedy bez nutnosti ručního účtování (!) a další. Cestovní příkazy, vyúčtování cesty mají jednotnou tiskovou podobu.

Kniha jízd

Jednoduchá kniha jízd umožní zapisovat služební i soukromé jízdy přiděleným vozidlem. Pro delší cesty dopočítá Kniha jízd i hodnoty stravného. Program rozpočítává hodnoty služebních a soukromých kilometrů na peníze podle odebraných pohonných hmot. Uživatel má možnost tisknout výsledný zápis knihy jízd.

Elektronický podpis (volitelná funkce)

Jednotlivé vyúčtování cestovních náhrad (např. zahraniční pracovní cesta včetně výpočtu cestovních náhrad) lze elektronicky podepsat, odeslat tak nadřízenému ke schválení, ten připojí svůj podpis, stejně tak účetní. Vše lze tedy obstarat v elektronické podobě.

Přínosy

  • Vazby na nákladová střediska, produkty nebo projekty.
  • Dodáme know-how i softwarový nástroj.
  • Řešení výrazně uspoří práci v účetním oddělení!
  • Doporučíme Vám nejvhodnější nastavení softwaru.
  • Pro schvalování možnost integrace elektronických podpisů.
  • Provádíme zavedení do firmy, zaškolení i následnou podporu.

Administrativně - účetní část

Účetnímu oddělení umožňuje nastavovat základní parametry programu (např. vlastnosti dokladů, hodnoty DPH, stravného, údaje o pracovnících, kurzovní lístek, atd.), dále umožňuje rychlou kontrolu dat dodaných pracovníky a hlavně, lze vytvořit formát pro export dat přímo do účetního systému (podporujeme SAP, SUN, BPCS a další). Významnou úsporu a jedním z hlavních argumentů pro pořízení této aplikace je zásadní snížení zbytečných pracovních činností: neustále dotazy pracovníků, jak vyúčtování cestovních náhrad provádět, zda je výsledek správně, jak ho doručit ke schválení, bude mít zrovna nadřízený čas ho schválit? A zejména, účetní pak musí desítky a stovky dokladů manuálně zaúčtovat. Zjednodušte si proces na minimum konfliktů. Pouze pracovník vyplňuje, tomu to zabere nejméně času, další lidé v řetězci událostí již jen "klikají". Proces končí automatickým importem vyúčtování účetního systému, tzn. odpadá nutnost manuálního účtování.

Pracovník -> Nadřízený -> Účetní -> Účetní systém

Technologické zpracování

Aplikace běží v internetovém prohlížeči. Nároky na hardware a administraci jsou sníženy na minimum.

  • Platforma: Windows, .NET framework , MS SQL Server
  • Individuální přizpůsobení a řešení na míru

Manažerské výstupy

  • Přehledy na svá oddělení, na své pracovníky.
  • Přehledy na produkty, projekty, nákladová střediska.
  • Agregátní přehledy za firmu.
  • Meziroční srovnání.

Máte zájem o prezentaci řešení Expense Account?
Nebo máte-li dotaz, kontaktujte nás.